Reunião online: dicas para videoconferências produtivas e saudáveis

Duvidamos que você, pessoa leitora, não tenha feito uma reunião online até hoje. Seja para fins de trabalho, estudos ou confraternização, é muito difícil quem não tenha recorrido aos encontros virtuais em meio à pandemia.

As reuniões online são ferramentas úteis mas, também, confusas. Fácil falar bem desse aparato tecnológico, e igualmente fácil é criticar as reuniões que dão errado ou, então, que passam uma sensação de que não valeram de muita coisa.

Então, o que fazer? Se acostumar com a reunião online do jeito que ela está ou tentar colocá-la em desuso?

Nós acreditamos que exista um meio do caminho. Ou seja, utilizar a reunião online de forma inteligente e saudável, a fim de otimizar o trabalho, e não deixá-lo mais custoso. Por isso, com este texto, trazemos algumas dicas para tornar as suas reuniões mais ótimas – confira na sequência!

A importância da reunião online

As reuniões online não são novidade, pelo menos para quem já está habituado em segmentos como Marketing Digital e Tecnologia. Mesmo quando o trabalho presencial era mais frequente, tais reuniões vinham muito a calhar quando se precisava falar com algum cliente de outra cidade ou, até mesmo, com colegas que trabalham em diferentes filiais.

Mas a gente sabe que a reunião online ganhou outro status durante a pandemia de Covid-19. Nesse sentido, nem vamos entrar no mérito desses encontros virtuais para outros âmbitos, como educação e até mesmo confraternização. O foco, portanto, é no ambiente corporativo.

Nele, percebemos dois tipos de empresa, grosso modo. Algumas que já estavam habituadas com reuniões online e, por isso, só passaram a tê-las de maneira mais presente. Já as outras não estavam habituadas com esse formato, e tiveram que aprender às pressas para fazer algo que pudesse substituir os encontros ao vivo.

Em todos os casos, a reunião online é importante para criar os momentos em que a conversa é necessária, em que acordos precisam ser feitos e em que todas as dúvidas possíveis devem ser eliminadas. Todavia, também impõe sua relevância para causas menos complexas – aquelas que, provavelmente, você resolveria indo até a mesa da sua ou do seu colega. 

A reunião online é um instrumento fundamental para se ajustar às demandas de rotina impostas pela Covid-19. Então, concordamos que ela precisa funcionar da melhor maneira possível, certo? Pois voltaremos a esse ponto logo mais.

Os impactos da reunião online no home office

A reunião online tornou-se rotina de muitas pessoas que trabalham em home office. Os memes que tratam sobre essa temática, inclusive, refletem muito bem o quanto que ainda não sabemos lidar com esse tipo de demanda – e está tudo bem! 

Afinal, nos estabelecemos em um sistema em que enxergamos as pessoas ao vivo. Olhamos para elas no todo – e não apenas em cabeças que flutuam uma sobre as outras em uma tela plana na frente dos nossos olhos.

Fato é que o excesso de reuniões online pode ser enlouquecedor. Até porque não é possível esquecer todo o cenário pandêmico que constrói o pano de fundo dessa realidade. 

Com muitas reuniões, há relatos de pessoas que se sentem fatigadas, ansiosas e, inclusive, na beira de um burnout. E aquela(s) reunião(ões) na qual não se consegue prestar em nada, quem se identifica? 

Ter uma agenda recheada de reuniões online não é nem um pouco produtivo. É menos tempo para trabalhar, de fato, e pensar em soluções criativas e inovadoras, e mais tempo passível de gerar ansiedade e diminuir o foco.

6 dicas para fazer uma ótima reunião online - ou substituí-la!

A reunião online pode ser uma opção muito boa para tornar o trabalho mais produtivo e, também, unir colegas de time. Mas temos que admitir: nem sempre elas são necessárias. Ou, então, não é toda vez que elas precisam durar uma hora, certo?

Pensando em formas para deixar suas reuniões online melhores, trouxemos aqui algumas dicas de mudança de formato – ou, até mesmo, substituição!

1 - Faça a reunião online enquanto caminha

Certamente você já fez uma ligação por telefone enquanto saía andando pela casa, né? E sabemos bem como isso pode ser algo prazeroso de se fazer. Então, porque não unir essa ideia com o conceito de reunião online?

Quando possível, especialmente em reuniões com muitas pessoas ou, então, reuniões internas, experimente caminhar pela casa enquanto está com o áudio conectado na reunião. Se você tiver um pátio ou varanda, é ainda melhor!

Essa é uma maneira de driblar a ideia de passar mais de oito horas por dia sentado em uma cadeira. Assim, além de alongar o corpo, você pode respirar outros ares, pegar um pouco de vitamina D… E então, quando for voltar para a mesa, certamente vai se sentir muito melhor!

2 - Valorize o potencial do e-mail

Sim, ainda utilizamos o e-mail – e não vamos parar! Até porque ele tem muitas vantagens, especialmente no sentido de redução de ansiedade e de manter históricos de conversas.

Já parou para pensar que muitos dos conteúdos de uma reunião online poderiam ser tratados por e-mail? E perceba: aqui reforçamos o uso do e-mail, ao invés de outras ferramentas de conversa, porque essas também são geradoras de estresse e desorganização, inclusive.

O e-mail, assim como outras ferramentas de conversação assíncrona, como softwares de gestão de projeto, auxilia a manter diálogos organizados, com um devido histórico para eventuais consultas. Então, quando pensar em fazer uma reunião para tirar algumas dúvidas ou, para falar sobre um assunto em específico, experimente mandar um e-mail antes – é muito provável que ele sozinho cumpra o objetivo.

3 - Escolha momentos do dia para estar disponível

Não é porque você trabalha com internet que precisa estar disponível online em todo seu tempo de trabalho – já parou para pensar nisso?

Pensar em estar disponível o tempo todo pode ser bastante angustiante. Afinal, enquanto põe em prática determinada tarefa, você pode estar se perguntando de alguém precisa conversar com você. Ou, pior: fazer uma “ligação rápida” para falar sobre algum assunto.

Então, a nossa sugestão é escolher momentos do dia em que se deve estar disponível. Claro, tal escolha deve ser explanada para o restante da equipe. 

É importante, também, saber praticar o não. Claro que algumas reuniões são inegociáveis, mas há outras que podem ser passadas adiante – e o tempo dessas últimas aqui pode ser valioso para semanas que estão mais corridas.

4 - Antes da reunião, defina a sua pauta

Concordamos que é péssimo chegar numa reunião bagunçada, no qual não se sabe para onde está indo o seu rumo, né? 

Portanto, na hora que for marcar uma reunião, não se esqueça de, também, decidir o que irá acontecer na mesma. É igualmente importante comunicar essa pauta para os demais participantes. Assim, todas as pessoas ficam preparadas, o que ajuda a ir direto ao ponto.

5 - Escolha os melhores dias e horários para reuniões

Reunião no início do dia ou no meio da tarde: o que você prefere? Ou, então, prefere calls na segunda ou na sexta-feira?

Essas são perguntas que deveriam acontecer nas empresas. Afinal, para ajudar a fazer uma reunião online melhor, também é interessante pensar em um dia e horário em que ela pode ganhar mais atenção das pessoas.

Sendo assim, a nossa sugestão é combinar com a equipe quais são os melhores dias e melhores horários para fazer reuniões online. Com uma média das respostas, é possível evitar aquele encontro em um momento incômodo, em que você talvez ainda esteja recuperando a capacidade criativa.

6 - Opte por reuniões mais curtas

Ficar em reuniões, de modo geral, pode ser bastante cansativo – especialmente se elas são online. Então, para tentar manter o foco por mais tempo, prefira reuniões mais curtas. Entre quinze minutos, no máximo meia-hora, pode ser o tempo ideal para resolver pendências.

Talvez você esteja pensando que isso é algo difícil ou, até mesmo, impossível. Logicamente que para uma reunião curta existir ela vai depender de um esforço prévio. 

Sendo assim, além de partilhar a pauta da reunião com todos da equipe, se concentre em estar preparado para o encontro em si. Além disso, vá direto ao assunto, evitando conversas paralelas ou temáticas que não cabem no momento. Com a prática essa modalidade de reunião torna-se bem mais habitual, você vai ver!

Plataformas de reunião online para conhecer

Existem várias plataformas de reunião online por aí. Com layouts diferentes e funcionalidades especiais, cada público se adapta melhor a alguma. Abaixo, listamos algumas das mais famosas, para que você possa pesquisar e escolher a sua favorita!

  1. Google Meet
  2. Zoom
  3. Microsoft Teams
  4. Skype

Como gravar uma reunião online?

Antes de tudo, é importante salientar que não é toda plataforma que grava reunião online. Por isso, pesquise antes de escolher qual que você irá investir. Abaixo, trazemos os links de como gravar reuniões online das plataformas mencionadas no tópico anterior:

  1. Como gravar reunião online no Google Meet
  2. Como gravar reunião online no Zoom
  3. Como gravar reunião online no Microsoft Teams
  4. Como gravar reunião online no Skype

Como fazer ata de reunião online?

 

A reunião online pede por um esforço prévio, para organização e estudo de pauta e, também, posterior, para salientar todos os aspectos importantes conversados durante o encontro. Por isso, trouxemos algumas dicas para você se organizar na hora de construir uma ata de reunião online:

  • Em um bloco de notas (físico ou digital), escreva os principais pontos que estão sendo levantados durante a reunião
  • Após o fim da reunião, separe cada um dos pontos entre si
  • Atribua cada um deles para sua pessoa responsável juntamente com o prazo final para entrega
  • Ao final da ata, adiante os assuntos da próxima reunião, se possível
  • Envie a ata para todas as pessoas envolvidas no projeto – mesmo para aquelas que não estiverem na reunião

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